Inactivación de facturas

CAPÍTULO IV

INACTIVACIÓN DE FACTURAS

Artículo 46. (Inactivación de Facturas o Notas Fiscales).- I. El Sujeto Pasivo o Tercero Responsable deberá inactivar las Facturas o Notas Fiscales, en los siguientes casos:

1. Anulación de Facturas o Notas Fiscales: Cuando se consignen datos incorrectos al momento de la emisión de las Facturas o Notas Fiscales.

a) En las Modalidades de Facturación Manual, Prevalorada y Computarizada, se deberá consignar la leyenda “ANULADA” en cada Factura o Nota Fiscal original cliente y copia emisor cuando corresponda y se registrará obligatoriamente en el Libro de Ventas IVA. En el caso de que el contribuyente no esté obligado a llevar libro de compras y ventas, la anulación deberá realizarse a través del SFV.

b) Para las Modalidades de Facturación Oficina Virtual, Electrónica Web o Electrónica por Ciclos, la anulación de la Factura o Nota Fiscal se reportará a través del SFV hasta el vencimiento del periodo fiscal del IVA.

2. Facturas o Notas Fiscales No Utilizadas. Deberán ser inutilizadas las Facturas o Notas Fiscales previamente activadas e impresas bajo las Modalidades de Facturación Manual y Prevalorada que no sean utilizadas, toda vez que manifiesten errores de impresión, se produjeran cambios en la información preimpresa o no fueran utilizadas por cualquier razón, como ser:

a) Cambio de dirección del domicilio fiscal;

b) Cambio de razón social;

c) Cambio de actividad económica;

d) Inactivación del NIT;

e) Por cierre de sucursal;

f) Por cambio de modalidad de facturación;

g) Por vencimiento de la fecha límite de emisión;

h) A la finalización de los espectáculos públicos, reportando las Facturas no utilizadas;

i) Por fallecimiento del titular del NIT, sea Persona Natural o Empresa Unipersonal. Será de entera responsabilidad del Sujeto Pasivo o Tercero Responsable el resguardo de las Facturas o Notas Fiscales (originales y copias) no utilizadas conforme normativa vigente.

3. Facturas o Notas Fiscales Extraviadas. Cuando el Sujeto Pasivo o Tercero Responsable, extravíe Facturas Manuales o Prevaloradas no emitidas, deberá reportarlas a la Administración Tributaria a través del Libro de Ventas IVA. En el caso de que el contribuyente no esté obligado a llevar libros de compras y ventas, el extravío deberá registrarse a través del SFV, previo cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Realizar una publicación en un periódico de circulación nacional, comunicando el extravío de las Facturas o Notas Fiscales y la nulidad de las mismas, con especificación del NIT, nombre o razón social del Sujeto Pasivo, número de autorización y rango de los documentos extraviados.

b) Denunciar el extravío ante la Policía Nacional.

Los documentos de respaldo deberán ser resguardados conforme a normativa vigente.

4. Cierre de Dosificación por Tiempo. Comprende el cierre de la dosificación de Facturas previamente activadas en la Modalidad de Facturación Computarizada, cuando se produzcan cambios en la información y no se pueda continuar con la emisión de Facturas de una determinada Dosificación, como por ejemplo:

a) Cambio de dirección del domicilio tributario;

b) Cambio de razón social;

c) Cambio de actividad económica;

d) Inactivación del NIT;

e) Por cierre de sucursal;

f) Por cambio de modalidad de facturación.

II. El Sujeto Pasivo o Tercero Responsable deberá resguardar adecuadamente las Facturas o Notas Fiscales anuladas, no utilizadas y la documentación que respalde el extravío.

III. Para las Modalidades de Facturación Manual, Prevalorada y Computarizada la anulación, no utilización y extravío, deberá ser registrada en el Libro de Ventas IVA. En el caso de que el contribuyente no esté obligado a llevar libros de compras y ventas, la anulación, no utilización y extravío deberá realizarse a través del SFV.

IV. En general las Facturas o Notas Fiscales de las dosificaciones cerradas, anuladas o no utilizadas, no deberán ser empleadas o emitidas; siendo el Sujeto Pasivo o Tercero Responsable el obligado al cumplimiento de esta disposición, incluso para las características especiales de Facturación por Terceros o Conjunta.

V. Las Facturas o Notas Fiscales que no hubieren sido reportadas como extraviadas, anuladas, no utilizadas y/o no cuenten con el respectivo documento original según corresponda, serán consideradas como emitidas y por lo tanto sujetas a lo establecido en la reglamentación para la determinación de la base imponible sobre base presunta y demás disposiciones tributarias conexas.

Artículo 47. (Procedimiento de Inactivación).- I. El Sujeto Pasivo o Tercero Responsable para la Inactivación de sus Facturas o Notas Fiscales, deberá realizar los siguientes pasos: 1. Inactivación Manual:

a) Ingresar al SFV;

b) Seleccionar “Opciones Complementarias”;

c) Seleccionar la opción “Inactivación de Facturas”;

d) Seleccionar la Modalidad de Facturación

e) Seleccionar la opción Registro Individual

f) Seleccionar el Número de Autorización correspondiente;

g) Seleccionar tipo de inactivación;

h) Consignar información respecto de la publicación y denuncia realizadas (cuando el tipo de inactivación sea extraviada);

i) Registrar el rango de Facturas y/o Notas Fiscales;

j) Imprimir el reporte de inactivación.

2. Inactivación por Archivo:

a) Ingresar al SFV;

b) Seleccionar “Opciones Complementarias”;

c) Seleccionar la opción “Inactivación de Facturas”;

d) Seleccionar la Modalidad de Facturación

e) Seleccionar la opción Archivo

f) Cargar el Comprobante Electrónico (CE) o archivo según corresponda;

g) Imprimir el reporte de inactivación.

II. El formato del archivo para inactivación por lotes “Archivo” deberá cumplir con lo siguiente:

1. El nombre del archivo, deberá tener la siguiente estructura:

NIT_Fecha_INAC.Extensión

Dónde:

DATOS DESCRIPCIÓN
NIT Corresponde al Número de Identificación Tributaria del contribuyente que realiza el proceso de inactivación.
Fecha Corresponde a la fecha en la que se realiza el proceso de inactivación, la misma que deberá corresponder a la fecha del sistema en formato aaaammdd (ejemplo: 20140925).
INAC Corresponde a un texto fijo que servirá para identificar a los archivos que contienen información relacionada con el proceso de inactivación.
Extensión Corresponde a la extensión del archivo de inactivación, la misma que deberá ser de tipo “zip”.

2. La información proporcionada deberá contener los siguientes datos:

a) N° de solicitud, correspondiente al Trámite de Dosificación;

b) N° Autorización;

c) Tipo de Proceso de Inactivación;

d) N° de Factura Desde

e) N° de Factura Hasta.

Para el tipo de proceso de inactivación señalado en el inciso c), se deberá registrar en el SFV, uno de los siguientes códigos:

CÓDIGO DESCRIPCIÓN
A Facturas o Notas Fiscales anuladas
N Facturas o Notas Fiscales no utilizadas

Para el reporte de los procesos de inactivación en el Libro de Ventas IVA, el registro deberá efectuarse en la columna “Estado”.

3. Deberá estar separada por el carácter separador de barras verticales (|) pipe.

4. Si un campo no tiene dato entonces se registrará el valor cero.

5. No deberá existir descripción de las columnas.

III. El procedimiento de inactivación procederá para todas las Modalidades de Facturación siempre y cuando hubiesen sido previamente activadas para su emisión. Artículo 48. (Reimpresión de Reportes).- El SFV permitirá al Sujeto Pasivo o Tercero Responsable la reimpresión de los reportes que hubiesen sido generados previamente por el sistema, a este efecto se deberá aplicar el siguiente procedimiento:

a) Ingresar al SFV;

b) Seleccionar la opción “Consultas y Reimpresiones”;

c) Seleccionar la opción “Reimpresión de Reportes”;

d) Ingresar el número, tipo y fecha de trámite;

e) Seleccionar la opción “Descargar”;

f) Imprimir el reporte respectivo.

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