Generalidades de facturación

CAPÍTULO III

PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN

SECCIÓN I

GENERALIDADES DE FACTURACIÓN

Artículo 16. (Generalidades de la Dosificación).- I. Los Sujetos Pasivos o Terceros Responsables deberán realizar la solicitud de dosificación a través del SFV; la dosificación por cantidad se aplica a las Modalidades de Facturación Manual y Prevalorada, y por tiempo se aplica a las Modalidades de Facturación Computarizada, Oficina Virtual, Electrónica Web y Electrónica por Ciclos.

II. El procedimiento de dosificación es automático en las Modalidades de Facturación Oficina Virtual, Electrónica Web y Electrónica por Ciclos.

III. Para cada solicitud de dosificación el SFV otorgará: Número de Autorización, rango (según corresponda) y fecha límite de emisión.

IV. Un trámite de dosificación puede contener hasta veinticinco (25) solicitudes, el cual estará vigente por doce (12) días corridos, computables a partir del día hábil siguiente de la solicitud, plazo en el cual deberá ser asignada a la imprenta autorizada, transcurrido dicho plazo la solicitud caducará automáticamente.

V. Las solicitudes de dosificación deberán efectuarse separadamente por casa matriz y sucursales registradas en el Padrón Nacional de Contribuyentes, pudiendo también dosificarse de manera independiente por puntos de venta móviles previamente registrados en el SFV.

VI. En la dosificación por tiempo y en la Modalidad de Facturación Prevalorada la numeración de cada dosificación se reiniciará con el número uno (1).

VII. Para la Modalidad de Facturación Prevalorada se deberá señalar el valor de cada Factura Prevalorada en la solicitud de dosificación.

VIII. Los Sujetos Pasivos y las imprentas autorizadas, previa a la utilización o impresión de Facturas dosificadas bajo cualquier tipo de modalidad, deben verificar el tipo de mensaje que lleva el reporte para la imprenta y en el reporte de asignación de la imprenta, los cuales podrán llevar las siguientes leyendas:

1. “PROHIBIDA SU EMISIÓN PARA ESPECTÁCULO PÚBLICO EVENTUAL”: Las autorizaciones que lleven esta leyenda no podrán ser utilizadas para imprimir Facturas Prevaloradas para espectáculos públicos eventuales.

2. “AUTORIZADA PARA ESPECTÁCULO PÚBLICO EVENTUAL”: Sólo las autorizaciones que lleven esta leyenda podrán ser utilizadas para imprimir Facturas Prevaloradas para espectáculos públicos eventuales.

Artículo 17. (Dosificación por Cantidad).- I. La cantidad de Facturas a ser otorgadas en la primera dosificación en las Modalidades de Facturación Manual y Prevalorada, se obtendrá en base al cálculo del promedio de dosificación de los Sujetos Pasivos o Terceros Responsables que tengan la misma Actividad Económica y pertenezcan a la misma categoría y segmento, en caso de no contar con esta información se otorgarán:

1. El mínimo para dosificación por cantidad es de un talonario de cincuenta (50) Facturas;

2. Para las dosificaciones por tiempo el mínimo autorizado es de treinta (30) días;

3. Como máximo trescientas (300) Facturas a solicitud del contribuyente, para la categoría Resto de Contribuyentes y un mil quinientas (1500) Facturas para las categorías GRACO y PRICO.

II. En la dosificación por cantidad no se deberán emitir Facturas o Notas Fiscales una vez se haya cumplido la fecha límite de emisión.

Artículo 18. (Dosificación por Tiempo).- En la dosificación por tiempo para la Modalidad de Facturación Computarizada, vencido el plazo otorgado como fecha límite de emisión no se deberán emitir las Facturas autorizadas para esa dosificación. Los Sujetos Pasivos o Terceros Responsables que apliquen dosificaciones por tiempo, podrán solicitar una nueva dosificación a partir de dos semanas antes que concluya la vigencia de la anterior.

Artículo 19. (Dosificación por Actividad Económica).- I. Los Sujetos Pasivos que tengan registradas en el Padrón Nacional de Contribuyentes tres (3) o más actividades económicas deberán dosificar por cada actividad económica y característica tributaria registrada en el Padrón Nacional de Contribuyentes.

II. Independientemente de la cantidad de actividades económicas registradas en el Padrón Nacional de Contribuyentes, de igual forma se deberá dosificar por actividad económica cuando el Sujeto Pasivo requiera aplicar alguna de las características especiales de Facturación.

Artículo 20. (Comportamiento Tributario).- I. Los criterios y parámetros para establecer el comportamiento tributario a objeto de asignar un mayor o menor tiempo o cantidad de dosificación solicitada por los Sujetos Pasivos o Terceros Responsables, son:

1. Información actualizada del Sujeto Pasivo o Tercero Responsable en el Padrón Nacional de Contribuyentes.

2. Presentación regular de Declaraciones Juradas.

3. Otros de acuerdo a normativa vigente.

II. No se dará curso a ninguna solicitud de dosificación cuando el Número de Identificación Tributaria (NIT) del Sujeto Pasivo o Tercero Responsable consigne una marca de control activa especifica de Riesgo Tributario determinada por la Administración Tributaria. Artículo 21. (Dosificaciones excepcionales).- Sin perjuicio de lo previsto en los Artículos precedentes, se establecen los siguientes tipos de dosificación excepcional siempre y cuando no consignen alguna marca de control y no se encuentre en los parámetros de Riesgo Tributario y se registre el motivo de la solicitud:

a) Dosificación de Cantidad Extraordinaria: Aplicable sólo a la Modalidad de Facturación Manual, como máximo cinco (5) dosificaciones por gestión fiscal, conforme la cantidad que el Sujeto Pasivo o Tercero Responsable requiera.

b) Dosificación de Cantidad Masiva: Aplicable sólo a la Modalidad de Facturación Prevalorada, previa solicitud de autorización realizada a través del SFV, conforme el Artículo 26 de la presente Resolución.

Artículo 22. (Procedimiento de Dosificación).- Para realizar la solicitud de dosificación, el Sujeto Pasivo o Tercero Responsable deberá ingresar al SFV a través de la Oficina Virtual y según la Modalidad de Facturación que elija, realizar los siguientes pasos:

1. Modalidad de Facturación Manual:

a) Elegir la opción “Dosificación”;

b) Seleccionar la opción “Dosificación de Facturas”;

c) Seleccionar Crear Nuevo;

d) Seleccionar actividad económica;

e) Seleccionar sucursal y punto de venta móvil cuando corresponda;

f) Seleccionar la Modalidad de Facturación Manual;

g) Marcar la característica especial, cuando corresponda; h) Consignar la cantidad de Facturas requeridas;

i) Seleccionar cantidad extraordinaria, cuando corresponda;

j) Seleccionar el número de trámite del reporte de autorización, cuando corresponda;

k) Seleccionar la opción “Guardar Solicitud”;

l) Imprimir la “Solicitud de Dosificación”;

m) Imprimir el reporte para la imprenta.

2. Modalidad de Facturación Prevalorada:

a) Elegir la opción “Dosificación”;

b) Seleccionar la opción “Dosificación de Facturas”;

c) Seleccionar actividad económica;

d) Seleccionar sucursal;

e) Seleccionar Modalidad de Facturación Prevalorada;

f) Marcar la característica especial, cuando corresponda;

g) Consignar la cantidad de Facturas requeridas;

h) Seleccionar el número de trámite de autorización masiva, cuando corresponda;

i) Consignar el valor o el precio;

j) Seleccionar la opción “Guardar Solicitud”;

k) Imprimir la “Solicitud de Dosificación”;

l) Imprimir el reporte para la imprenta.

3. Modalidad de Facturación Computarizada:

a) Elegir la opción “Dosificación”;

b) Seleccionar la opción “Dosificación de Facturas”;

c) Seleccionar actividad económica;

d) Seleccionar sucursal;

e) Seleccionar la Modalidad de Facturación Computarizada;

f) Seleccionar el SFC previamente certificado conforme los procedimientos de la presente Resolución;

g) Marcar la característica especial, cuando corresponda;

h) Descargar la llave digital de dosificación otorgada por el SIN;

i) Generar el formulario de “Solicitud de Dosificación” (mismo que contendrá la información registrada y el número de trámite asignado). Para el caso de Facturación Computarizada el sistema pondrá a disposición del solicitante una llave digital por dosificación para generar el código de control, siendo responsabilidad del Sujeto Pasivo o Tercero Responsable su manejo y custodia.

Artículo 23. (Registro del Sistema de Facturación Computarizado y Certificación del Código de Control).- I. Todo Sujeto Pasivo o Tercero Responsable, para emitir Facturas o Notas Fiscales bajo las Modalidades de Facturación Computarizada y Electrónica por Ciclos, previo a realizar la solicitud de dosificación, deberá registrar su sistema de facturación computarizado (SFC) y proceder a la certificación del código de control, en el SFV, realizando los siguientes pasos:

1. Registro del sistema de facturación computarizado (SFC):

a) Ingresar al SFV;

b) Elegir la opción “Sistema de Facturación Computarizado”;

c) Seleccionar la opción “Registro de Sistema de Facturación Computarizado”;

d) Registrar los datos asociados al SFC (Ej. Nombre del sistema, fabricante).

2. Certificación del código de control:

a) Ingresar al SFV;

b) Elegir la opción “Sistema de Facturación Computarizado”;

c) Seleccionar la opción “Certificación Código de Control”;

d) Seleccionar el nombre del SFC, cuando corresponda;

e) Realizar las pruebas de certificación para la generación del código de control;

f) Imprimir el certificado de código de control.

II. La aprobación o reprobación del resultado de la prueba será informada al Sujeto Pasivo o Tercero Responsable a través del SFV. Si los casos de prueba hubieran sido respondidos correctamente, se procederá a la certificación para la generación del código de control; caso contrario se finalizará el proceso de certificación, debiendo realizar nuevamente el proceso de certificación.

Artículo 24. (Asignación del Sistema de Facturación Computarizado).- I. El Sujeto Pasivo o Tercero Responsable, deberá asignar uno o más de sus sistemas de facturación computarizados certificados por la Administración Tributaria a la casa matriz (sucursal 0) y sus sucursales registradas en el Padrón Nacional de Contribuyentes, pudiendo ser:

1. En Red, para lo que será suficiente utilizar una misma dosificación (utilizado simultáneamente por uno o varios computadores conectados a una misma red);

2. Por Punto de Venta, requiriendo diferentes dosificaciones por cada uno de ellos (utilizado por diferentes dispositivos sean éstos móviles o fijos).

II. La asignación deberá ser realizada conforme los siguientes pasos:

1. Ingresar al SFV;

2. Elegir la opción “Sistema de Facturación Computarizado”;

3. Seleccionar la opción “Asignación de Sistema a Sucursales”;

4. Seleccionar la actividad económica;

5. Seleccionar la sucursal;

6. Seleccionar el SFC;

7. Seleccionar el tipo de emisor: red, punto de venta (fijo o móvil);

8. Imprimir reporte de asignación.

Artículo 25. (Baja de Asignación del Sistema de Facturación Computarizado a la Sucursal).- El Sujeto Pasivo o Tercero Responsable para dar de baja la asignación de su sistema de facturación computarizado a una sucursal, deberá realizar los siguientes pasos:

a) Ingresar al SFV;

b) Elegir la opción “Sistema de Facturación Computarizado”;

c) Seleccionar la opción “Baja de Asignación de Sistema a Sucursales”;

d) Seleccionar la sucursal y el tipo de baja de asignación (SFC: red o punto de venta);

e) Imprimir el reporte de baja de asignación.

Artículo 26. (Autorizaciones).- Los Sujetos Pasivos o Terceros Responsables para aplicar las características especiales de Facturación por Terceros o Facturación Conjunta deberán autorizar al tercero emisor o emisor a través del SFV.

Para acceder a una dosificación masiva y/o impresión en el exterior, los Sujetos Pasivos o Terceros Responsables deberán solicitar a través del SFV la correspondiente autorización. En ambos casos deberán realizar los siguientes pasos:

a) Ingresar al SFV;

b) Elegir la opción “Dosificación”;

c) Seleccionar la opción “Autorización de Dosificaciones”;

d) Seleccionar tipo de autorización según la característica especial que corresponda;

e) Registrar los datos asociados a la solicitud de autorización;

f) Imprimir el reporte respectivo dependiendo de la característica especial.

Una vez impreso el reporte, el Sujeto Pasivo o Tercero Responsable podrá iniciar la dosificación a través del SFV.

Artículo 27. (Cancelación de Dosificación).- El Sujeto Pasivo o Tercero Responsable puede cancelar o anular todas las solicitudes de un trámite de dosificación con carácter previo a su asignación a una imprenta autorizada, procedimiento que está disponible únicamente para las Modalidades de Facturación Manual y Prevalorada, para lo cual deberá realizar los siguientes pasos:

a) Ingresar al SFV;

b) Elegir la opción “Dosificación”;

c) Seleccionar la opción “Cancelación de Dosificación”;

d) Registrar el número del trámite de dosificación;

e) Consignar el motivo de cancelación de la dosificación;

f) Imprimir el reporte de cancelación de dosificación.

Artículo 28. (Asignación de Trabajos de Impresión).- Los Sujetos Pasivos o Terceros Responsables que hubieren realizado la solicitud de dosificación de Facturas o Notas Fiscales en las Modalidades de Facturación Manual o Prevalorada, sin la característica especial de Impresión en el Exterior, deberán apersonarse a una imprenta autorizada para realizar el trabajo de impresión y proporcionar el número de trámite de la solicitud de dosificación. Por su parte, la imprenta autorizada a través del SFV se asignará el trabajo de impresión, obteniendo como resultado los datos de dosificación, debiendo cumplir con los siguientes pasos:

a) Ingresar al SFV;

b) Elegir la opción “Imprentas”;

c) Seleccionar la opción “Asignación Trabajos de Impresión”;

d) Seleccionar Crear Nuevo;

e) Ingresar número de trámite de dosificación;

f) Seleccionar en Asignación de Trabajos de Impresión la opción que corresponda;

g) Generar el reporte de asignación de trabajos de impresión.

Artículo 29. (Activación de Trabajos de Impresión).- I. Finalizados los trabajos de impresión de las solicitudes de dosificación asignadas, al momento de entregar las Facturas o Notas Fiscales impresas, la imprenta autorizada deberá recabar del Sujeto Pasivo o Tercero Responsable la clave de dosificación contenida en el reporte de la solicitud de dosificación con la que se procederá a la activación, realizando los siguientes pasos:

1. Ingresar al SFV;

2. Elegir la opción “Imprentas”;

3. Seleccionar la opción “Activación Trabajos de Impresión”;

4. Ingresar número de trámite de dosificación;

5. Registrar la clave de dosificación del Sujeto Pasivo o Tercero Responsable;

6. Seleccionar cada una de las solicitudes a activar;

7. Elegir opción para Activación de Trabajos de Impresión;

8. Imprimir y entregar el reporte “Certificado de Activación de Dosificación”.

Para el caso de la dosificación en la Modalidad de Facturación Prevalorada, con la característica especial de Impresión en el Exterior, la activación es automática al momento de finalizar la solicitud de dosificación.

II. La imprenta autorizada tiene la obligación de procesar el trabajo de impresión, consignando la información correcta proporcionada por el SFV en la dosificación para la impresión de las Facturas o Notas Fiscales.

III. Previo a la aceptación de la activación y la entrega de la clave de dosificación, los Sujetos Pasivos o Terceros Responsables, deberán verificar si las Facturas o Notas Fiscales impresas cumplen con todos los requisitos y se encuentran de acuerdo a los formatos y demás aspectos técnicos establecidos en la presente Resolución.

Realizada la verificación señalada precedentemente, los Sujetos Pasivos o Terceros Responsables deberán firmar el acuse de recibo generado al efecto “Certificado de Activación de Dosificación”, acreditando la recepción de los talonarios de Facturas o Notas Fiscales entregados por la imprenta autorizada.

IV. En caso de que las Facturas o Notas Fiscales impresas no cumplan con los formatos y demás aspectos técnicos reglamentados en la presente Resolución, el Sujeto Pasivo o Tercero Responsable deberá solicitar la respectiva cancelación de la dosificación en el SFV, siempre que no estuvieren activadas.

V. Cuando los Sujetos Pasivos o Terceros Responsables no recojan los talonarios de Facturas o Notas Fiscales en el plazo de treinta (30) días corridos computables a partir del día siguiente de la fecha de asignación y antes de la activación, la imprenta autorizada deberá aplicar el procedimiento de cancelación de trabajos de impresión y destruir dichos talonarios.

VI. Los Sujetos Pasivos o Terceros Responsables no deberán emitir Facturas o Notas Fiscales activadas que presenten errores en formatos y demás aspectos técnicos.

VII. Las Facturas o Notas Fiscales que no cuenten con el respectivo “Certificado de Activación de Dosificación” no podrán ser emitidas.

VIII. Para las Modalidades de Facturación Computarizada, Oficina Virtual, Electrónica Web y Electrónica por Ciclos la activación de dosificación es automática.

Artículo 30. (Cancelación de Trabajos de Impresión).- I. La cancelación del trabajo de impresión deberá ser realizada por el Sujeto Pasivo o Tercero Responsable y/o por la imprenta autorizada, para lo cual se deberán realizar los siguientes pasos:

1. Cancelación por parte del Sujeto Pasivo o Tercero Responsable:

a) Ingresar al SFV;

b) Seleccionar “Opciones Complementarias”;

c) Seleccionar la opción “Cancelación Trabajos de Impresión”;

d) Registrar el número del trámite de dosificación;

e) Registrar la clave de “Asignación Imprenta” (generado al momento de asignarse el trabajo de impresión);

f) Imprimir el reporte trabajos de impresión cancelados.

2. Cancelación por la imprenta autorizada:

a) Ingresar al SFV;

b) Elegir la opción “Imprentas”;

c) Seleccionar la opción “Cancelación Asignación Trabajos de Impresión”;

d) Registrar el número del trámite de dosificación;

e) Registrar la clave de dosificación “Contribuyente” (Sujeto Pasivo o Tercero Responsable);

f) Imprimir el reporte trabajos de impresión cancelados.

II. Transcurrido el plazo de treinta (30) días corridos a partir de la asignación a la imprenta autorizada, el requisito del Inciso e) de los Numerales 1 y 2 del Parágrafo I del presente Artículo podrán ser registrados por el contribuyente o la propia imprenta, debiendo recabar el código correspondiente en plataforma de atención al contribuyente de su jurisdicción.

III. A partir de la fecha de cancelación del trabajo de impresión, se renueva el plazo establecido en la solicitud de dosificación de doce (12) días corridos para su reasignación a otra imprenta autorizada.

Artículo 31. (Suscripción).- I. El Sujeto Pasivo o Tercero Responsable para utilizar las Modalidades de Facturación Oficina Virtual, Electrónica Web o Electrónica por Ciclos deberá suscribirse en el SFV, realizando los siguientes pasos:

1. Ingresar al SFV;

2. Seleccionar la opción “Facturación por Oficina Virtual, Electrónica Web, Electrónica por Ciclos”;

3. Seleccionar la opción “Suscripción”;

4. Seleccionar la Modalidad de Facturación (Electrónica por Ciclos u Oficina Virtual y Electrónica Web);

5. Registrar nombre del sistema (sólo para Electrónica por Ciclos);

6. Señalar persona de contacto (nombre, teléfono y correo electrónico para la Modalidad Electrónica por Ciclos);

7. Imprimir el reporte de suscripción.

II. Para el caso de la Modalidad de Facturación Electrónica por Ciclos y Electrónica Web deberá consignar además: nombre del sistema registrado, certificado digital y persona de contacto (nombre, teléfono y correo electrónico).

Artículo 32. (Personalización).- Las Facturas o Notas Fiscales deberán ser personalizadas previa suscripción en las Modalidades de Facturación Oficina Virtual, Electrónica Web y Electrónica por Ciclos, especificando la actividad económica, característica especial y otros, debiendo al efecto realizar los siguientes pasos:

a) Ingresar al SFV;

b) Seleccionar la opción “Facturación por Oficina Virtual, Electrónica Web, Electrónica por Ciclos”;

c) Seleccionar la opción “Personalización”;

d) Seleccionar trámite de suscripción;

e) Seleccionar actividad económica;

f) Seleccionar la característica especial;

g) Cargar el logo y/o nombre comercial del Sujeto Pasivo o Tercero Responsable (sólo para la Modalidad Oficina Virtual);

h) Finalizar Trámite.

Artículo 33. (Registro de Certificados Digitales).- I. El Sujeto Pasivo o Tercero Responsable para la utilización de las Modalidades de Facturación Electrónica Web o Electrónica por Ciclos, deberá registrar su Certificado Digital; realizando los siguientes pasos:

1. Ingresar al SFV;

2. Seleccionar la opción “Facturación por Oficina Virtual, Electrónica Web, Ciclos”;

3. Seleccionar la opción “Registro de Certificados”;

4. Registrar “Usuario Certificado”;

5. Cargar el archivo certificado “.cer”;

6. Registrar.

II. En caso de que los certificados digitales sean revocados o renovados por la entidad certificadora, el Sujeto Pasivo o Tercero Responsable, deberá seguir los pasos descritos en el Parágrafo anterior para actualizarlos.

Artículo 34. (Validez de los Certificados Digitales).- I. Solamente serán admisibles los certificados digitales emitidos por la Entidad Certificadora que garanticen lo siguiente:

1. Identidad de las partes involucradas;

2. Integridad de la transacción;

3. No repudio de los compromisos adquiridos;

4. Confidencialidad de los contenidos de la información.

II. Cuando el Certificado Digital esté revocado, no será válido aunque se emplee dentro del periodo de vigencia.

Artículo 35. (Verificación de Certificados Digitales).- I. La Administración Tributaria cuenta con tres (3) días hábiles siguientes a la recepción del archivo “.cer” del Certificado Digital, para realizar su instalación, verificación y comunicar el resultado a través del SFV en el módulo “Administración de Certificados”; de confirmarse dichas condiciones, el Sujeto Pasivo o Tercero Responsable será habilitado para iniciar la etapa de pruebas.

II. Si existieran problemas con los certificados digitales, éstos serán comunicados a través del SFV en el módulo “Administración de Certificados” para su regularización.

Artículo 36. (Etapa de Pruebas).- I. Una vez verificada la vigencia de los Certificados Digitales por el SFV, el Sujeto Pasivo o Tercero Responsable deberá realizar las pruebas de conexión, de integridad, de validación de la información y de intercambio de datos, en varias iteraciones hasta que se concluya con el procedimiento satisfactoriamente. Establecer la conexión entre el sistema del Sujeto Pasivo o Tercero Responsable y del SFV enviando mensajes de intercambio de pruebas con datos de transacciones comerciales, para obtener el Comprobante Electrónico (CE).

II. Estas pruebas se realizarán por cada característica especial que el Sujeto Pasivo o Tercero Responsable utilice, debiendo realizar el procedimiento descrito en el parágrafo anterior. Concluido el procedimiento satisfactoriamente, se identificará como exitoso el intercambio de información, siendo de entera responsabilidad del Sujeto Pasivo o Tercero Responsable verificar que los datos de la Factura o Nota Fiscal concuerden íntegramente con los enviados al SFV.

Artículo 37. (Activación de Suscripciones).- Para la activación de las suscripciones, en las Modalidades de Facturación Electrónica Web y Electrónica por Ciclos, son requisitos contar con el Certificado Digital, la personalización y haber superado la etapa de pruebas, posteriormente deberá realizar los siguientes pasos:

a) Ingresar al SFV;

b) Elegir la opción “Facturación por Oficina Virtual, Electrónica Web, Ciclos”;

c) Seleccionar la opción “Activación”;

d) Seleccionar la Modalidad de Facturación que desea activar (Facturación Electrónica Web o Electrónica por Ciclos);

e) Seleccionar el sistema registrado (sólo para la Modalidad Electrónica por Ciclos);

f) Registrar el o los CE (s) según corresponda (uno para la Modalidad de Facturación Electrónica Web y dos para la Modalidad de Facturación Electrónica por Ciclos);

g) Imprimir el reporte de activación de suscripción.

Artículo 38. (Autorización de Uso).- Una vez confirmada la activación de la suscripción, el SFV generará el reporte de activación de la suscripción a partir del cual se autoriza la emisión de Facturas, mediante las Modalidades de Facturación Electrónica Web y Electrónica por Ciclos.

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